苹果教主乔布斯的办公室极为简洁干净,他的原则是如无需要,绝不增加任何多余的东西,简洁是最好的思考方式,也是办公方式。
他把这个思路应用到了手机上,于是出现了划时代的作品,苹果手机改变了整个手机的格局和设计。
晚上朋友打电话,说被领导批了。我问他怎么回事,我觉得朋友一向工作很用心。
其实就是小事,领导到我们办公室,跟我谈话的时候,看我的办公桌乱七八糟,就把我当做典型在全办公室批评了,我觉得这是小事,但是领导不知道为什么发这么大火。
我悠悠的总结道,一屋不扫何以扫天下,领导是怪你,连自己的事情都做不好,怎么能做好工作呢?
在现实生活中,我们经常见一些同事的办公桌,乱七八糟找个东西及其困难。很多时候我们自己也是办公桌脏乱差的制造者,有时候为了找一个文件,往往要把整个办公桌翻一遍,为此耽误了工作。
办公桌脏乱差的人,一般业绩都不会很好,原因很简单,这类人的自我管理一般都很差,做事没有条理,抓不住重点。
那些职场上的业务明星,一般都是办公室达人,他们的办公桌一般都整理的井井有条,什么地方该放什么物品都清清楚楚,他们能够在最短的时间找到最重要的材料,由此提高了效率。
办公桌是一个人能力的起点和检测。
电视剧《欢乐颂》里说,我需要压力,压力之下活学活用比什么都管用,我想像你当初一样吃苦学本事,把公司上上下下大大小小的事情亲自做一遍,我与其像个草包一样,坐在会议室的上座,不如一个办公室和一个办公桌,从头做起。
可见职场的牛人,都是很在乎办公室和办公桌的整理的。
把办公桌整理整齐清爽,有以下三点基本好处。
第一:心情变好
很多时候,我们心情的烦闷源于凌乱的桌面,如果你这时候把办公桌整理整齐,心情会随之变好。
原因很简单,人都喜欢整齐干净的摆放,当你置身于一间凌乱的房间和一间整齐的房间时,心情是立马不一样的。
从心理学角度讲,人们喜欢整齐有规律的摆放,这是人的本能。
第二:理清思绪
在一团乱麻的摆放中,人们的思绪也随之变成一团乱麻,这时候想理清头绪,是非常困难的。
整齐的办公桌摆放,能够让人的思考变得高效,抛离哪些干扰的噪音信息,人们很容易找到事情的解决之道。
越是效率型的职场达人,越明白这一点,所以他们的办公桌往往非常清爽简约。他们要排除一切干扰他们思考的事物,最终让自己的思考直达本质。
第三:提高效率
当你拥有一颗非常好的心情,同时也理清了工作的思绪,正准备大干一场的时候,这时候你看见办公桌上凌乱的东西任意摆放,当你找一个工具死活找不到时,相信这时候,你已经由做事状态变成了一种发泄状态。
本来找一个文件通知只需要几秒的时间,但你用了半个小时去整理,这时候效率大幅度的降低,一个半天完成的工作最终变成一天去完成。
整齐清爽的桌面,可以直接提高你的效率,可以让你想到什么就找到什么,找到什么就做到什么。
既然整齐清爽的办公桌有这么多好处,那么,我们怎么才能高效的整理自己的办公桌呢?
这里告诉你三个最好的方法。
断舍离,该扔的扔,该留的留。
办公桌的管理主角不是物品,而是自己,理解这一点很重要。
只有自己才能决定办公桌上的物品哪些是需要的,哪些是不需要的。
山下英子在其名作《断舍离》中说道:断舍离的主角并不是物品,而是自己,而时间轴永远都是现在。选择物品的窍门,不是“能不能用”,而是“我要不要用”,这一点必须铭刻在心。
凡是自己不需要的东西一概不留,我曾经有个同事,在收拾办公桌的时候,竟然在办公桌里翻出了他几年前放在抽屉里的一包方便面。
凡是过期的文件,通知,草稿纸一概不留。留下这些妨碍处理事物的东西,只会影响自己的效率。
断舍离中的离指的是,脱离对物品的执念,处于游刃有余的自在的空间。这一点是最难做到的,因为任何一个人都有对物的执念,导致办公桌堆积的东西越来越多,所以要想让桌面变得干净,首先就要断绝自己的执念。
断舍离要求我们定期清理桌面,抛弃不需要的东西。同时在添置新的物品时,一定要问自己,它真的是我需要的吗?
一个职场人员如果做到了断舍离,基本上一个办公桌已经清爽了一半。
技术化管理你的办公桌面,这些方法可操作,实用性强。
《成功人士这样整理办公桌》一书的作者壶坂龙哉,其被推崇为日本办公室整理术始祖,他在书里详尽的举出了这些非常实用的办公桌整理方法。
1:文件站起来,工作效率才会高。
买上一些立式文件盒,把重要的文件分门别类放到文件盒内。文件盒的侧面上写明分类的名称。
把这些文件盒整齐的立放在那里,要找什么查什么,扫一眼即可感知,如此提高了效率,节省了办公桌面。
同时,不但方便自己找、也方便其他同事找,不浪费任何人的时间。
2:充分利用“六三一法则”。
不要只整理占桌面60%的文件,更把剩下的30%的物品和10%的书籍,也加入整理、整顿的项目之中。
3: 对付“舍不得丢”的心态,只需60秒。
(1)丢东西不要用未来式思考(这东西总有一天会派上用场),而是用过去式思考(过去几个月这东西有用上吗?)。
(2)放进犹豫箱,三个月都没用到就丢掉。
善用便笺纸,提高工作效率,电话办公桌
在培训师李参的印象笔记里,我学到了这一招,那就是活学活用便笺纸。
我把便签纸的使用进行了个人优化,我一般会选择两种不同颜色的便签纸,把每天要做的工作和事务,按照轻重缓急的程度,分别罗列在两种不同颜色的便笺纸上。
比如红色便笺纸,是今天必须要完成的最重要的事情,黄色便笺纸,是可以暂时放上两三天完成的事务。这样我把便笺贴到桌面上时,只需扫一下眼,便能够根据颜色判断出哪些事情是当下必须要做的,如此减少了我的思考时间,提高了效率。
便笺纸一定要贴在最显眼的位置,能够让你扫一眼就能观察到的地方。一般选择电脑桌面的顶部,或者你的左右手位都是比较合适的。
同时,便笺纸上的事物一旦完成,请立即撕下便笺纸撕碎,这样既可以获得成就感,又可以清理桌面。
最后,可以把文件精神浓缩出几句关键词,写在便笺上。那些不具备保存价值的文件通知就可以撕毁了,如此不会占据任何物理和大脑上的内存空间。
总之,使用便笺纸的原则就是,能够转化成便笺纸上内容的一定转化,能划分先后顺序的一定要划分。便笺纸任务完成的一定要销毁,达到及时处理,及时结束,及时销毁,从而达到办公桌的整洁清爽。
以上推荐的各种办公桌管理方法,相信活学活用后,一定会让你的办公桌变得非常清爽,再次重申一下,我们管理的不是办公桌,我们管理的是自己的工作方式与思考方式。相信你只要掌握了上述方法,一定会自内至外的改变自己,赢得新的职场人生。
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